ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
I. Úvod a právny rámec spracúvania osobných údajov
Spoločnosť AESENSE, s. r. o., so sídlom Mlynské Nivy 76, 821 05 Bratislava – mestská časť Ružinov, IČO: 57291675, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 193209/B (ďalej len „Prevádzkovateľ“), týmto dokumentom poskytuje dotknutým osobám podrobné a transparentné informácie o spracúvaní ich osobných údajov.
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v súlade s:
-
Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR),
-
zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
-
súvisiacimi právnymi predpismi Slovenskej republiky.
Ochrana osobných údajov je pre Prevádzkovateľa základným prvkom dôvery medzi spoločnosťou a kandidátmi. Spracúvanie údajov je vykonávané výlučne v rozsahu nevyhnutnom na výkon činností v oblasti vyhľadávania a výberu kandidátov, headhuntingu a HR poradenstva.
Prevádzkovateľ si je vedomý, že osobné údaje predstavujú citlivú súčasť súkromia jednotlivca a pristupuje k ich ochrane systematicky, zodpovedne a v súlade s princípmi zákonnosti, minimalizácie a proporcionality.
II. Charakter spracúvania osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov v rámci činnosti Prevádzkovateľa spočíva najmä v prijímaní, evidovaní, posudzovaní a archivovaní údajov kandidátov, ktorí sa uchádzajú o konkrétnu pracovnú alebo manažérsku pozíciu, prípadne prejavia záujem o budúcu spoluprácu.
Spracúvanie prebieha najmä v elektronickej forme, prostredníctvom e-mailovej komunikácie, webového formulára alebo internej evidencie kandidátov.
Prevádzkovateľ nevykonáva verejné zverejňovanie osobných údajov kandidátov. Údaje nie sú publikované na webovej stránke, sociálnych sieťach ani v iných médiách bez výslovného právneho dôvodu.
Spracúvanie údajov má charakter profesionálneho hodnotenia kvalifikácie kandidáta a je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy.
III. Rozsah spracúvaných údajov a ich pôvod
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré mu poskytne samotná dotknutá osoba, najmä prostredníctvom:
-
zaslaného životopisu,
-
motivačného listu,
-
reakcie na pracovnú ponuku,
-
osobnej komunikácie.
Spracúvané údaje môžu zahŕňať identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul), kontaktné údaje (e-mail, telefón), údaje o pracovných skúsenostiach, vzdelaní, jazykových znalostiach, odborných zručnostiach, referenciách a iné informácie, ktoré kandidát dobrovoľne uvedie.
Prevádzkovateľ nespracúva osobitné kategórie osobných údajov (napr. údaje o zdravotnom stave, politických názoroch či náboženskom vyznaní), pokiaľ ich kandidát výslovne neuvedie vo svojich materiáloch. V prípade, že sa takéto údaje objavia, Prevádzkovateľ ich nespracúva nad rámec nevyhnutný pre výberové konanie a neposkytuje ich tretím stranám.
IV. Účely spracúvania osobných údajov
Osobné údaje sú spracúvané výlučne na presne vymedzené účely.
Primárnym účelom je realizácia výberového konania a odborné posúdenie vhodnosti kandidáta na konkrétnu pozíciu. Tento účel zahŕňa analýzu kvalifikácie, komunikáciu s kandidátom a prípadné sprostredkovanie kontaktu klientovi Prevádzkovateľa.
Sekundárnym účelom môže byť zaradenie kandidáta do databázy potenciálnych uchádzačov pre budúce pozície. Tento účel je vždy podmienený výslovným a preukázateľným súhlasom dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ môže údaje uchovávať aj na účel ochrany svojich oprávnených záujmov, najmä pre prípad právnych sporov alebo dokazovania zákonnosti výberového procesu.
V. Právne základy spracúvania
Spracúvanie osobných údajov je založené na viacerých právnych základoch v zmysle čl. 6 GDPR.
V prípade účasti vo výberovom konaní ide o spracúvanie nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
V prípade zaradenia do databázy kandidátov ide o spracúvanie na základe súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
V určitých situáciách môže byť spracúvanie založené aj na oprávnenom záujme Prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, napríklad pri ochrane právnych nárokov.
Prevádzkovateľ vždy posudzuje proporcionalitu a nevyhnutnosť spracúvania.
VI. Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje sú uchovávané iba počas doby, ktorá je primeraná účelu spracúvania.
V prípade výberového konania sú údaje uchovávané počas jeho trvania a následne najviac 6 mesiacov po jeho ukončení, pokiaľ neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie spracúvanie.
Ak dotknutá osoba udelí súhlas so zaradením do databázy, údaje sú uchovávané najviac 2 roky alebo do odvolania súhlasu.
Po uplynutí doby uchovávania dochádza k bezpečnému a nevratnému vymazaniu údajov.
VII. Príjemcovia a sprostredkovatelia
Prevádzkovateľ môže pri zabezpečení svojej činnosti využívať služby tretích strán, najmä v oblasti IT infraštruktúry, webhostingu alebo cloudových riešení.
Títo sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje výlučne na základe zmluvy uzatvorenej v súlade s čl. 28 GDPR a sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti.
Prevádzkovateľ neprenáša osobné údaje mimo Európskej únie, pokiaľ to nie je nevyhnutné v prípade využívania globálnych cloudových služieb. V takom prípade je zabezpečený prenos na základe štandardných zmluvných doložiek.
VIII. Bezpečnostné opatrenia
Prevádzkovateľ prijal primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť primeranú úroveň ochrany osobných údajov.
Medzi tieto opatrenia patrí najmä zabezpečenie šifrovanej komunikácie, kontrola prístupových práv, používanie silných hesiel, dvojfaktorová autentifikácia, pravidelná aktualizácia systémov, zálohovanie dát a obmedzenie fyzického prístupu k zariadeniam.
Bezpečnostné opatrenia sú pravidelne prehodnocované s ohľadom na technologický vývoj a riziká spracúvania.
IX. Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má právo na prístup k osobným údajom, právo na ich opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť údajov a právo namietať proti spracúvaniu.
Súhlas môže byť kedykoľvek odvolaný bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR.